Tips para redactar un email de prospección efectivo

Jessica Magaña

Jessica Magaña June 10, 2017

Sígueme:

La habilidad de relacionarnos es lo que construye lazos, recuerda la primera conversación que tuviste con la persona que ahora es tu mejor amigo, probablemente no comenzaste pidiendo que sean amigos sino comenzó a través de una plática fluida para conocerse, y poco a poco se estableció la confianza. Al igual que el inicio de una amistad, los lazos con el prospecto se construyen poco a poco para lograr confianza en lo que estamos ofreciendo. Comienza la primera conversación con un email de prospección efectivo.

Antes del boom digital en la publicidad los vendedores iban de puerta en puerta ofreciendo un producto, ahora tocan puertas virtuales por medio de emails. La comunicación es menos agresiva pero es más fácil ignorar un email o mandarlo a la bandeja de spam que cerrarle la puerta de tu casa a una persona. El acercamiento por medio de un email es muy delicado, la relación debe ser con preciso cuidado en usar las palabras correctas en el momento adecuado y al prospecto ideal.

Ofrecer un servicio o producto esta ligado a creer en lo que estás tratando de vender y generar un interés legítimo en ayudar al prospecto. Después de que la persona se suscribió o solicitó información, el primer email de acercamiento debe ser amigable y natural.

Identifica al prospecto

Antes de comenzar a redactar el email primero realiza una investigación para saber quién es el prospecto, esto te ayudará a establecer la línea de comunicación adecuada y saber en qué parte del Buyers Journey se encuentra.

Conoce que interacciones previas ha tenido el prospecto con tu organización e investiga la forma en la que se relacionó con tu empresa (web, redes sociales, mailing, etc).

Realizar una investigación más profunda y personal, puede ser por medio de sus redes sociales, contar con un CRM puede ayudarte a monitorear el Twitter, Facebook, Linkedin, etc. del prospecto; busca información relevante como sus intereses, estilo de vida, logros personales e información reciente.

Si tu empresa se dedica a vender servicios para otras compañías de un sector específico, considera investigar:

  • Cuál es el puesto en la compañía del contacto
  • Explorar la página web de la compañía, investiga qué tan grande es, cuantos colaboradores tiene y a qué industria pertenece
  • Noticias relevantes sobre la empresa, busca el nombre de la empresa en google para informarte sobre alguna noticia relevante que puedas usar al momento de contactarlos

Objetivos

Establece claramente cuál es el propósito del email, la eficiencia está en entregarle al prospecto la información que solicitó, no más no menos. Permite que la información fluya, no interrumpas la comunicación ofreciendo algo que no te han pedido, por ejemplo, si es un email de agradecimiento por la descarga de un ebook, háblale sobre los aspectos interesantes del ebook o recomienda un producto relacionado.

Los objetivos dependen del giro de la empresa, agradecer la suscripción o descarga, brindar información sobre el servicio o producto, etc. Tienes que cuidar el flujo de información, abre la posibilidad de mandarle otro email con más información de su interés o agendar una cita vía telefónica con el prospecto.

Cuerpo del email

Ahora que ya conoces al contacto y definiste objetivos, puedes elegir estratégicamente qué tipo de lenguaje usarás en el email de prospección. El tono de la comunicación influye en la primera impresión, no olvides ser servicial y cordial.

Comienza con un cálido saludo, agregando el nombre del prospecto, demuestra que tu empresa esta muy agradecida con el interés que ha presentado y están felices de comunicarse con él. Recuérdale al prospecto como empezó su relación y por qué estás escribiendo el correo, seguramente el prospecto se suscribió a varios canales en el día o solicitó información de otros productos o servicios, esto evitará que tu email sea marcado como spam inmediatamente.

Sé breve en el texto, dependiendo de la información solicitada. Intenta que la extensión no sea mayor a dos párrafos, recuerda que el primer email de prospección debe tener información concisa y clara. Como plus brinda un dato interesante sobre la información o producto solicitado. Si descargó un ebook, coméntale un dato interesante sobre el tema o puedes ofrecerle otro libro relacionado agragando el link de descarga.

No limites la comunicación a solo ese email, cuando termines de brindarle lo que pidió, abre la conversación con una pregunta; con esto invitas a seguir compartiendo emails. “Sé real” en la despedida agrega tu firma, puesto y redes sociales de la compañía, con esto sabrá que el trato es directo con una persona de la empresa y tendrá tu contacto si decide solicitar información directamente.

Ejemplo

Francisco descargó un ebook sobre servicio al cliente por medio de la página web de una empresa de asesores. Antes de enviarle el email la empresa tiene conocimientos básicos sobre el prospecto, sabe que Francisco trabaja en el área de recursos humanos de una compañía por ejemplo. La línea de comunicación es casual ya que el prospecto es una persona joven y el objetivo del email es ofrecerle que lea otro artículo relacionado con la industria donde trabaja.

email_de_prospeccion.png

Plantillas

El uso de plantillas es adecuado cuando hay que comunicarse con un grupo grande de clientes, la información debe ser personalizada, dependiendo del tipo de prospecto sabrás qué campos modificar. Las plantillas se pueden usar en múltiples ocaciones incluso en un email de prospección, es importante que identifiques cuando usar la plantilla, por ejemplo, si el mismo tipo de mensaje de bienvenida y gracias se enviará masivamente a los suscriptores es eficiente usarla, por otra parte en las situaciones en las que no debes emplearla, es cuando el prospecto solicitó información específica de un producto o servicio.

Tiempos

El tiempo indicado para enviar el primer email de prospección es lo más pronto posible de que se suscribieron o solicitaron información. Establece un tiempo de respuesta, por ejemplo puede ser de cuatro días a una semana. No te desesperes al segundo día si aún no hay respuesta enviando otro email. En el caso de una descarga, te recomendamos agradecerla usando una plantilla, esperar de dos a tres días para enviarle un mensaje personal preguntando qué le pareció el libro o herramienta que descargó.

Conclusión

Comienza a construir confianza, ahora ya puedes dar el primer paso con un email de prospección exitoso. No olvides que las relaciones humanas surgen naturalmente, ubícate siempre en el lugar del prospecto, identifica sus necesidades y sé paciente. Si te gustó el artículo te invito a compartirlo en tus redes sociales.

agencia de inbound marketing

¿Quieres más artículos?

En el blog de Qualium hablamos sobre marketing digital, redes sociales e inbound marketing.