Si eres frecuente investigador sobre nuevas técnicas o formas de mejorar en tu trabajo seguro te has topado con tips y how-tos regados por todo el internet y que te han sido de ayuda. Gracias a este tipo de investigación, en Qualium nos hemos topado con un maravilloso método que incluye 4 características que te quiero presentar. Espero que te sean de interés y sobre todo soporte, puesto que en el ritmo frenético de vida actual cualquier ayuda es buena, ¿no?
Las 4 características que pueden aumentar tu productividad
Estas 4 ideas las hemos retomado de HubSpot, quienes como el pilar de inbound marketing que son, nos han ayudado bastante a crecer y mejorar nuestros procesos de trabajo. Este tip consiste en saber catalogar las tareas que te lleguen en 4 grandes campos: por hacer, para delegar, para aplazar y qué eliminar. A grandes rasgos podemos explicar cada uno como lo siguiente.
- Hacer: identificar cuáles son las tareas importantes que solo tú puedes realizar.
- Delegar: lograr pedirle a un colaborador capaz que realice una tarea que no necesita ser desarrollada por ti mismo.
- Aplazar: saber distinguir la prioridad para hacer lo importante primero y posponer para después lo menos urgente.
- Eliminar: dejar ir las tareas que no son importantes.
Suenan fácil de aplicar ¿no?, pues no lo son, al menos no tanto; sobre todo cuando estamos bajo presión o queremos resultados inmediatos. Muchas veces perdemos el hilo de estas sencillas ideas y queremos hacer todo nosotros…o empezamos a delegar trabajos vitales…o aplazamos tareas importantes y urgentes….o simplemente eliminamos un pendiente que merecía atención.
¿Cómo podemos entonces aplicar estas ideas?
Si te encuentras bajo presión, lo primordial es tomarse un respiro y ver el panorama completo; entender que no existen los Supermen empresariales es importante. Un tip que funciona bastante para dejar en claro estas 4 claves es dividir las tareas en una tabla para así determinar su importancia.
Veamos un caso
Supongamos que eres el gerente regional de una empresa de construcción y, por motivos convenientes del ejemplo, te surgieron 4 actividades de imprevisto.
- Mandar un correo a una base de datos de clientes previos ofreciéndoles una promoción próxima a realizarse.
- Sacar las resultados de las metas alcanzadas por el equipo para así presentar un reporte a los inversionistas.
- Diseñar una estrategia de marketing para elevar las ventas por canales digitales.
- Responder el correo electrónico de un provedor que te escribió de la nada.
Lo primero que puedes hacer es crear la tabla donde escribirás las 4 características presentadas: ¿Qué necesitas hacer tú? ¿Qué puedes delegar? ¿Qué se puede aplazar? ¿Qué puedes eliminar de tu lista de pendientes?
Antes de seguir leyendo, ¿puedes determinar en qué casilla poner cada tarea?
Veamos nuestra propuesta:
Hacer
Como eres la autoridad que responderá por los resultados obtenidos a los inversionistas, es tu labor realizar la presentación con las métricas y los reportes necesarios.
Delegar
Es normal querer controlar los aspectos como qué promocionar o dónde repartir el dinero destinado a publicidad, sin embargo es conveniente delegar esta labor a quien sea el experto dentro de tu empresa (o de la agencia de marketing si es que se ha contratado una).
Aplazar
Actualmente muchos directores o gerentes se encargan de enviar correos o llamar a sus clientes previos personalmente para ofrecer promociones o beneficios. Sin embargo esta labor se puede retrasar hasta que logres terminar el reporte ya que no es urgente.
Eliminar
A lo mejor el correo que recibiste tiene una promoción que te resulta atractiva pero si recibiste el mail de manera espontánea y no solicitada, no está de más eliminar esta tarea de tus pendientes.
¿Tus ideas estuvieron de acuerdo a nosotros?
Tal vez la respuesta a la pregunta anterior sea sí, sin embargo toma en cuenta que este es solo un ejemplo fácil para determinar cómo aprovechar este tip. En la práctica las tareas pueden presentarse sin un orden establecido, tal vez todas tengan que ser hechas por ti o tal vez puedan ser delegadas todas y te toque solo supervisar.
Por lo anterior, tener los objetivos claros es fundamental, saber delegar es igual de importante que saber qué hacer. Espero que aproveches estas 4 categorías en tu trabajo diario y, no solo alcances, sino que superes tu productividad. Lo importante es respirar y ver el panorama completo para así poder encasillar todo en su respectiva área.
