Home Office: 30 días después

Enrique Xacur

Enrique Xacur November 24, 2018

Hace un mes ya que comenzamos a implementar Home Office en la agencia y como lo prometido es deuda, aquí les comparto nuestra experiencia (Si no leíste el primer artículo sobre este tema, puedes hacerlo aquí). 

Primero que nada me gustaría hablar nuevamente de las herramientas que han hecho posible que trabajemos desde casa y mostrarles específicamente cómo es que las utilizamos. Cabe mencionar que no es comercial publicitario, ninguna herramienta nos está pagando por mencionarlas, realmente son las herramientas que creemos cubren todas nuestras necesidades y las usamos todos los días. Después podrás encontrar las participaciones de nuestros colaboradores y al final mi percepción de lo que ha sido esta experiencia. 

Nuestros mejores amigos

El Home Office no hubiera sido posible sin la tecnología. La clave para que el home office funcione está en mantener una muy buena comunicación y estas herramientas nos han ayudado a lograrlo.

Zoom (Videoconferencia)

La junta para organizarnos al inicio del día es una parte importante de lo que hace al home office funcionar. Zoom es una herramienta nos permite estar conectados a los 25 a la vez, incluso en su versión gratuita (con reuniones de máximo 40 minutos, que si me lo preguntas a mí, 40 minutos es mucho tiempo para una junta de este tipo). Hacemos una junta como esta al inicio del día y otra justo antes de terminar para asegurarnos de que todos terminaron lo que tenían que hacer.

home-office-qualium

 

Monday (Organización de proyectos)

En el artículo pasado les mencioné que usábamos Asana para organizarnos, sin embargo poco después decidimos darle una oportunidad a Monday y hasta ahora nos encanta. Cabe mencionar que esta es una herramienta que usamos todos los días, pero resulta especialmente útil para trabajar desde casa. Monday hace muchas cosas, incluso creo que nos falta mucho por descubrir, pero principalmente nos sirve para:

  • Llevar un control estricto de clientes y proyectos
  • Saber quién está haciendo qué y cuándo hay que entregarlo. La vista de "timeline" ayuda mucho para saber cómo está distribuida la carga de trabajo entre los miembros del equipo.
  • Saber exactamente cuánto tiempo se trabaja en un proyecto y compararlo contra las horas que se cotizaron al inicio (time tracking). Esto nos permite estimar mejor la duración de un proyecto y a realizar cotizaciones lo más acercadas a la realidad posibles.
  • Saber quién es el project manager de la cuenta y el responsable de una tarea específica.
  • Saber la prioridad de una tarea y el status en que se encuentra.

Aquí te dejo un pantallazo para que veas por qué nos encanta:

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Slack (Chat interno)

¿Te acuerdas del mIRC? Ese chat que usábamos en los 90's cuando no había tanto que hacer en internet y entrabas a salas de chat llamadas "canales" y todos comenzaban con #... Bueno, pues Slack es como eso pero para empresas. Un chat interno que nos permite estar en contacto directo e inmediato sin las distracciones de las redes sociales personales. En ella podemos:

  • Chatear entre nosotros de manera privada o en grupos
  • Crear canales para temas o departamentos específicos
  • Compartir archivos
  • Responder el chat de nuestro sitio web a través de la integración con HubSpot.

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Lo que piensan nuestros colaboradores del Home Office

No quiero que se queden únicamente con mi percepción del Home Office, así que le pedí a algunos de nuestros colaboradores que me enviaran algunas líneas sobre lo que ha significado trabajar desde casa para ellos. Te las comparto a continuación:

Andrea - Diseño Gráfico

Desde que implementamos el home office, los miércoles son mis días favoritos de la semana. No me tengo que levantar temprano ni pensar en qué ropa ponerme, no es necesario que prepare mi almuerzo con anticipación, ni tampoco tengo que pasar 45 minutos en el transporte público, pero lo mejor de todo es que puedo trabajar en pijama (o en ropa interior).

Para mí el home office es poner a prueba mis habilidades multitasking, es tener la libertad de dividir mis tiempos como mejor me parezca, trabajar donde me acomode: en la cama, en la sala, incluso en la cocina - la semana pasada horneé un pastel mientras trabajaba – o hasta en el baño si es necesario.

Mi experiencia con esta modalidad después de un mes de aplicarlo, ha sido positiva; lo veo como un tiempo de relajación (a media semana) en donde puedo ser más productiva sin la necesidad de estresarme y sobre todo estar cómoda y concentrada en mi propio espacio, casi sin interrupciones.

 

Gabriel - Director de Operaciones

Trabajar desde casa es una responsabilidad que puede transformar la comodidad de estar en tu propio espacio a un nerviosismo y estrés sin igual. A un mes de haber empezado este experimento puedo decir que muchas veces he cruzado la línea de esta transformación. Sin embargo,  he aprendido a ser más responsable con mi tiempo y a tener presente qué tanto puedo confiar en el equipo.

Al final del primer Home Office, me di cuenta de lo coordinados que estamos y qué tan listos nos veo para poder tomar decisiones por nosotros mismos. Ahora, 30 días después de haber empezado este experimento, puedo decir que vamos por buen camino y el cruce entre estrés y comodidad del que hablaba al principio es mucho menos frecuente.

Alejandra - Account Manager

Mi experiencia en este proceso de Home Office ha sido muy buena y a la vez retadora. Por la parte de los beneficios es que, personalmente, soy una ermitaña. Me encanta estar en casa y me siento muy a gusto no teniendo que salir en todo el día. Tengo una pequeña jauría y estar más tiempo en casa me permite atenderlos mejor, además de que puedo pasar más tiempo con ellos y eso me llena el corazón. En cuanto al trayecto al trabajo, no vivo tan lejos como algunos de mis compañeres pero definitivamente se agradece no pasar 50 minutos al día en el auto (y la cartera con la gasolina). 

Disfruto también poder aprovechar ese tiempo libre entre tarea y tarea, para dar una barrida a la casa, lavar platos, lavar algo de ropa o cualquier tarea doméstica que pueda intercambiar por esos 20 minutos de Facebook o Instagram que usualmente hago en la oficina. Es un poco de adelanto que facilita mis fines de semana para verdaderamente descansar y no pasarlos en quehaceres del hogar.

Por la parte retadora, es el hecho de poner extra atención en mi forma de transmitir mensajes con mis compañeres y dar un seguimiento apropiado a distancia. Con una comunicación limitada, es difícil sentir que se esta haciendo un buen trabajo al no poder asegurar que los demás lo entienden como uno desea. También noté que no tenía un horario establecido para comer, pues de una manera u otra me siento atada a la computadora o al celular para estar disponible para responder en todo momento. Y creo que la parte más difícil ha sido que soy una persona de rutinas y mi mente se acostumbra a 5 días en la oficina y 2 en casa, por lo que a media semana permanecer en casa y al día siguiente volver, me hace perderme con el día que es y qué es lo que sigue. Constantemente me despierto y no sé si es jueves o lunes o ¿viernes? Supongo (y espero) sea cuestión de adaptación con el tiempo.

 

Jessica - Project Manager

 Durante el home office me he sentido más relajada cumpliendo mis labores del día ya que estar en la comodidad de mi hogar con mis mascotas es lo que más disfruto en la vida. Me encanta no tener que levantarme tan temprano para tomar el autobús, ese tiempo lo ocupo para hacer mi desayuno y arreglar mi espacio de trabajo. Siento que me concentro mucho más en mis pendientes ya que no tengo distracciones. Me apoyo mucho de las herramientas de comunicación como Slack y Monday para organizar los proyectos con mis compañeros y hasta ahora todo ha ido muy bien.

¿Qué creen? ¡Hay video!

HubSpot Video

 

¿Y qué hay sobre mí?

Para mí la experiencia ha sido fascinante. No sé si fue por toda la preparación previa o simplemente estaba buscando problemas donde no los había, pero todo ha salido de maravilla.Tengo que ser 100% sincero... yo si he venido a la oficina todos los miércoles, pero tener la oficina para mí solo es verdaderamente relajante. 

En realidad me estresa menos de lo que esperaba no tener al equipo junto a mí, incluso lo disfruto por que puedo realmente trabajar y sacar todos mis pendientes sin que alguien llegue con un problema que resolver cada 20 minutos. Mis horas más productivas suelen ser entre 8 y 9am, antes de que todos lleguen; y entre 6 y 7pm, cuando ya todos se fueron, de lo contrario no puedo concentrarme en tareas que tomen más de 1 o 2 horas sin ser interrumpido. Los miércoles esto no pasa y puedo diseñar estrategias trimestrales, trabajar en mi plan de crecimiento anual, revisar y dar seguimiento a mi pipeline de ventas, en fin, es el día que más pendientes saco.

 En realidad el único día que fue ligeramente estresante fue el primero, por que no sabía qué esperar. Por ejemplo, veía que Andrea Publicaba que estaba horneando un pastel y no te voy a mentir, lo primero que pasó por mi cabeza fue ¡¿POR QUÉ ESTÁ HACIENDO UN PASTEL EN HORAS DE TRABAJO?! Sin embargo después de meditarlo un momento pensé ¿No es ese el chiste? ¿No lo que buscamos es que puedan tener una vida más allá del trabajo y que puedan organizar su tiempo como mejor les parezca siempre y cuando cumplan con su trabajo? Así que esperé al final del día y ¿qué creen? TODAS sus tareas (y las de todos) estaban listas. Me parece que para ellos este beneficio es tan bueno que no quieren arriesgarse a perderlo por nada del mundo.

 

Conclusiones

En nuestro caso, el Home Office ha resultado de maravilla. Todos están felices con ello, y aunque hay 2 o 3 que si vienen, generalmente es por que se quedaron sin internet, tuvieron algún problema con su equipo o incluso algún despistado que olvidó que los miércoles se trabaja desde casa. Seguro que aún hay tuercas que apretar pero en general la preparación previa previno casi todos los problemas que pudieron haberse presentado, permitiéndonos trabajar de manera fluida y sin contratiempos mayores.

Hasta aquí mi reporte Joaquín, espero que este resumen de nuestra experiencia trabajando desde casa te haya resultado útil o por lo menos interesante. 

Tu turno

Como siempre tu participación es super importante para mí, por favor coméntanos debajo qué piensas de este experimento, si ya te animaste a implementarlo o si te gustaría implementarlo en el futuro cercano.

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